pengertian arsip, jenis-jenis arsip dan nilai gunanya.

A. Pengertian Arsip

1. bahasa Yunani, yaitu archium.
2. bahasa Latin, yaitu Felum.
3. bahasa inggris, yaitu arcieve..
4. bahasa Belanda, yaitu archief..
5. bahasa jerman, yaitu Archivalen.

arsip adalah kumpulan data/warkat yang disimpann secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan.

surat /warkat baru dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat sbg berikut:

• mempunyai arti.
• mempunyai kegunaan.
• disimpan dengan teratur.

B. Jenis - jenis arsip

      jenis jenis arsip berdasarkan bentuk fisik:

1. arsip yang berbentuk lembaran. contohnya: kuitansi, faktur, foto dll 
   
2. arsip yang tidak berbentuk lembaran. contohnya: mikrofilm, rekaman, flashdisk dll. 
   

     jenis-jenis arsip berdasarkan masalhnya:

1. financial record (keuangan). misalnya cek, giro, kuitansi.
   
2. inventory record (barang inventaris). misalnya merek, ukurang , jumlah barang dll.
3. personal record (kepegawaian). misalnya surat lamaran kerja, absensi kepegawaian dll. 
   
4. seles record (masalah penjualan). misalnya data penjualan, daftar nama agen dll. 
   
5. production record (masalah produksi). misalnya jenis mesin yang digunakan, jenis bahan baku.

     jenis-jenis arsip berdasarkan pemiliknya:

1. lembaga pemerintah
2. instansi pemerintah swasta.

    jenis-jenis arsip berdasarkan sifatnya

1. arsip tidak penting, yaitu hanya memiliki kegunaan informasi, misalnya undangan dan surat pemberitahuan.
2. arsip biasa, yaitu arsip yang semulanya penting, yang informasinya sudah belalu. misalnya surat lamaran pekerjaan dan surat tagihan.
3. arsip peting , yaitu arsip yang berhubungan antara masa lalu dengan masa yang akan datang. misalnya surat perjanjian.
4. arsip yang sangat penting yaitu bernilai sejarah/ilmiah. misalnya naskah proklamasi. 
5. arsip rahasia, yaitu isinya hanya boleh diketahui oleh orang-orang tertentu. mislanya strategi pemasaran, dan penilaian pegawai.

     jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya

1. arsip dinamis, yaitu arsip yang diperghunakan secara langsung dalam perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. yang dibedakan sebagi berikut:               a. arsip aktif, yaitu arsip yang digunakan secara terus-menerus. misalnya absensi, jadwal           b. arsip semi aktif, yaitu kegunaan sudah menurun kadang digunakan. misalnya laporan                 keuangan.                                                                                                                                     c. arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah sangat jarang digunakan. misalnya rapot.      
2. arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan bangsa secara umumnya.

C. Nilai Guna arsip

       ALFRED

• A= Admisistrasi value
• L= Legal Value
• F= Fiscal Value
• R= Research Value
• E= Education Value
• D= Documentation Value