FILLING SYSTEM



FILLING SYSTEM / SISTEM PENYIMPANAN ARSIP


Haayy kawan ,, Bertemu lagi dengan saya Alfia Nurul Vinanda.
kali ini kita akan membahas tentang sistem penyimpanan arsip, Oke kawan, langsung saja kita simak, berikut ini.




1. Sistem Filling Abjad


Sistem filling abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad.
Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filling sistem arsip karena beberapa alasan berikut:

  1. Dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama
  2. petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan berkelompok dibawah satu nama.
  3. Unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, dalam hal ini susunan nama lebih dulu.
  4. sistem nama mudah diingat.

Keuntungan penyimpanan secara alpabetis :
  1. dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
  2. petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
  3. tunjuk silang lebih mudah diterapkan jika mengikuti prosedur/petunjuk yang ada.
  4. kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
  5. peralatan/perlengkapan yang diperlukan sangat sederhana
  6. biaya pelaksanaannya lebih murah
  7. dengan penggunaan warna dalam pengkodean, kesalahan/penempatan berkas akan mudah diketahui.

Kerugian penyimpanan secara alpabetis ;
  1. ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsiste
  2.  kesalahan penyinmpanan merupakan hal yang tidak aneh bila tidak ada aturan yang dianut.
  3. nama yang sama mungkin membingungkan, khususnya jika ejaannya sama.
  4. mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat, sehingga serangkaian pemberkasan menjadi tidak sesuai aturan.
  5. penambahan berkas akan menyebabkan masalah
  6. tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
  7. pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.


2. Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Tanggal


Filling sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau tahun.
Kelebihan dari sistem tanggal :

  1. cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
  2. sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klarifikasi.

Kekurangan dari sistem tanggal :
  1. terjadi kesulitan dalam penemuan kembali bila pinjaman menyebutkan perihal arsip.
  2. orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.


3. Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Pokok Masalah/Subyek

Sistem pokok masalah adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan. yang dimaksud dengan pengelolaan arsip sistem pokok masalah adalah tata cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip (arsip surat masuk maupun surat keluar) berdasarkan subyek atau pokok masalah /perihal dari arsip itu.

Kelebihan dari sistem pokok masalah/subyek :
  1. pokok masalah/perihal mudah di ingat.
  2. dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi.
  3. fleksibel
  4. bila peminjam lupa menyebutkan pokok masalah, dapat menyebutkan tujuan/asal surat.

Kekurangan dari sistem pokok masalah/subyek :
Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan.




4. Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Wilayah


sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas dan atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah mengirimi surat.

Kelebihan dari sistem wilayah
  1. pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks.
  2. penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya mengetahui subyek yang dibahas.
  3. dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah berdasarkan berkas yang disusun.
  4. perkiraan aktifitas berkas dapat segera diketahui apabila berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun kembali dengan mudah.

Kerugian dari sistem wilayah :
  1. perlu kerja tambahan karena pemakain harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan wilayah dan berkas berdasarkan kartu indeks.
  2. bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.
  3. salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.



5.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor 

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (Numeric Filling System). yang dimaksud sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode angka/nomor.
Kelebihan dari sistem nomor :

  1. tidak membutuhkan daftar klasifikasi.
  2. sangat fleksibel dan cocok untuk unit pengolah yang melayani masyarakat banyak.
  3. tidak ada arsi yang memiliki kode yang sama.

Kekurangan dari sistem nomor :
Tidak ekonomis dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kodenya.




Oke kawan, gimana postingan kali ini? postingan kali ini sangat cocok untuk kamu kamu yang punya jurusan AP (Administrasi Perkantoran) seperti saya.
Cukup sekian postingan kali ini yaa , semoga dapat bermanfaat.
Salam alfia nurul.

Komentar

Posting Komentar