RAPAT TELECONFERENCE

1. Pengertian Rapat

Rapat (conference atau meeting) adalah alat/ media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk medapat mufakat untuk mengambil keputusan.

2. Jenis-jenis Rapat

a. menurut tujuan

1. rapat penjelasan, yaitu rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, prosedur kerja, dan tata kerja baru.
2. rapat pemecahan masalah, yaitu rapat yang bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi.
3. rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menhindari timbulnya suatu perselisihan , mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.

b. menurut sifatnya

1. rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu dan pesertanya resmi mendapat  undangan.
2. rapat informal, yaitu rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan. dapat tejadi kapan, dimana, siapa saja.

c. menurut jangka waktu

1. rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan setiap minggu dan membahas masalah rutin.
2. rapat bulanan, yaitu rapat diadakan sebulan sekali.
3. rapat tahuan, yatu rapat yang diadakan setiap sekali dalam satu tahun.

d. meurut frekuensinya.

1. rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya.
2. rapat insidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi

3. Manfaat dan tujuan rapat.

a. manfaat rapat

1. untuk memecahkan masalah
2. untuk meyampaikan informasi
3. sebagai sarana bernegoisasi

b. tujuan rapat

1. untuk menyampaikan informasi
2. untuk memeperoleh pendapat
3. melatih kerjasama

4. Prosedur Rapat teleconference

a. Pengertian Teleconference

Teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu: 

1. Audio Conference (Conference Call) atau disebut juga conference call adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).
2. Video Conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.

b. alat-alat yang digunakan untuk melakukan teleconference

• koneksi internet  adalah rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian. adapun alat yang digunakan untuk melakukan koneksi intenet, yaitu Kabel LAN (Local Area Network), modem, WiFi/hotspot 
• peralatan audio seperti mixer maupun amplifie, microphone atau  speaker, headset dll
• peralatan video, seperti webcam. camcorder atau handycam, atau USB DVD maker

c. cara melakukan teleconference via Skype